top of page

L'organisation d'un événement grand public gérée par une collectivité : le rôle clé du chef de projet événementiel

Dernière mise à jour : 20 févr.

Sommaire


Les principales étapes de l'organisation événementielle par une collectivité.

  • l(e)s objectif(s) et les enjeux de l'événement

  • Le budget

  • la création du concept

  • La localisation de l'événement et son périmètre

  • La programmation et la gestion du calendrier avant, pendant et après

  • La communication marketing et la communication

  • la sécurisation de l'événement

  • Le débriefing

L'anticipation et la préparation : le point clé de la réussite de l'événement pour une collectivité

L'organisation d'un événement c'est comme la préparation à une compétition sportive. Il faut s'y prendre en temps et en heure et suivre un planning organisationnel pour être au top le jour J :

organisation événement collectivité

  • Gain de temps et réduction du stress,

  • Maîtrise budgétaire,

  • Maitrise du planning et des ressources humaines et techniques

  • Assurer la disponibilité de l'ensemble des prestataires et services concernés pour avoir les moyens humains,

  • L'étude de la faisabilité technique et sécuritaire,

  • La disponibilité des artistes,

  • Être dans les délais des déclarations obligatoires,

  • Pouvoir gérer les éventuels imprévus,

  • Promouvoir en temps et en heure votre événement pour en cultiver sa réussite

Comprendre les enjeux de l'organisation d'un événement public par une collectivité.

Un événement organisé par une collectivité nécessite l'intervention de plusieurs acteurs ainsi que des obligations selon le nombre de personnes attendues, le lieu ainsi que sa nature.

Les grandes municipalités disposent le plus souvent d'un service événementiel / animation.

Ce n'est pas toujours le cas et pourtant c'est un point important, puisque l'organisation d'un événement par une collectivité sur le domaine public engage la responsabilité du Maire.


Organiser un événement pour une collectivité va bien au delà d'une simple organisation sur le papier (Préparation, coordination, planning, retro-planning, sécurité, déclarations obligatoires..) sur des onglets comme :

  • le(s) objectif(s) et les enjeux de l'événement

  • la création du concept

  • Le budget

  • la localisation de l'événement et son périmètre

  • la programmation et la gestion du calendrier avant et pendant

  • La logistique

  • le marketing et la communication

  • la sécurisation de l'événement


Organiser un événement est une réelle compétence . Pour en savoir plus :



Vous êtes une commune et vous avez besoin d'une cheffe de projet événementielle pour vous épauler . Faîte appel aux services d'une cheffe de projet événementiel en Freelance, basé dans le Bas-Rhin, en Alsace, dans la région Grand-Est de la France. En savoir plus


La Budgétisation d'un événement en collectivité : création d'un tableau par type de dépenses au prévisionnel de dépenses

En tant que collectivité, la maîtrise des dépenses budgétaires est le mot d'ordre. Un événement implique plusieurs lignes budgétaires selon sa nature :

Tableau budgétaire organisation événement collectivité

  • Location de matériel,

  • Prestataires de services,

  • frais artistiques & défraiement,

  • Sécurité et sureté,

  • Publicité,

  • SACEM & SPRE

  • Etc...


    Il convient de définir un budget par item. Ces budgets sont établis en fonction de ce qui a été fait l'année N-1 ou en établissant différents devis. Les chiffres ne doivent pas être mis au hasard. En effet, certains postes de dépenses comme l'appel à des prestataires techniques sont et lumières peut s'avérer élevées si on ne connait pas ce domaine et peuvent engendrer la nécessité d'un appel d'offre.


L'élaboration d'un tableau budgétaire par animation/ événement et par poste est importante pour avoir un vision au plus juste en fonction des lignes de budget utilisé par le service des finances de la ville. Lors de la présentation dans les budgets, des coupes budgétaires peuvent être faites sans tenir compte des détails. Ce tableau permet à l'élu politique en charge de l'animation/ culture ou au Maire d'avoir une vision juste et de faire le choix des animations qui seront réalisées ou non. Le délai de vote des budgets peut entrainer des retards dans les validations auprès des prestataires.


De l'idée à la production événementielle : le rôle clé du Chef(fe) de projet événementiel en collectivité

Le chef de projet événementiel est le chef d'orchestre de l'organisation. Il a une vision globale du dossier et en connaît tous les (petits) détails. Le Chef de projet doit être force de proposition créative et organisationnelle.


  • Le concept de l'événement : les communes organisent des animations récurrentes comme la fête de la musique, un marché de Noël, une grande fête estivale, carnaval, une chasse aux oeufs de pâques.. sans oublier la mise en avant du patrimoine local et culturel invitant à l'organisation d'une manifestation. Il propose des concepts novateurs respectueux des normes environnementales ,organisationnelles et sécuritaires,

    Le chef de projet événementiel dispose d'un réseau technique et artistique qui a fait ses preuves pour mener à bien sa mission.


  • Le chef de projet événementiel met avant les associations et le tissu économique local : les associations jouent un rôle majeur dans l'organisation d'un événement. Impliquer les associations valorisent leurs actions et sont d'une grande utilité notamment pour la prévention des risques, la gestion de la restauration ou animer un événement... De plus faire appel aux entreprises locales valorisent leur savoir faire et aussi la commune.


  • Le chef de projet événementiel doit maîtriser les coûts. C'est pourquoi, il utilise les moyens humains et technique à sa disposition tout en faisant preuve d'astuces et de créativité.


  • Le chef de projet événementiel tisse sa toile d'araignée pour créer un véritable maillage organisationnel sur l'utilisation des services de la ville : -le service manifestation ( location du matériel de la ville, mise en place..), la gestion des tris et déchets, le service des espaces verts, les service électricité les services de la police municipale, etc... : qui fait quoi et quand et comment.


  • Le chef de projet événementiel présente les plans d'implantation, prépare les dossiers obligatoires et techniques , etc...


Vous l'aurez compris, le chef de projet événementiel utilisent de nombreuses compétences et outils pour mener à bien sa mission et s'assurer du bon déroulement de la conception à la réalisation d'un événement.


Vous êtes une commune et vous avez besoin d'une cheffe de projet événementielle pour vous épauler .  si vous faisiez appel aux services d'une cheffe de projet événementiel en Freelance, basé dans le Bas-Rhin, en Alsace, dans la région Grand-Est de la France ?


Organisation de l'événement public : Coordination événementielle

Anticipation et synchronisation pour la gestion d'un événement d'une collectivité

La coordination événementielle c'est de l'anticipation et une synchronisation importante impliquant la responsabilité de chacun des acteurs pour son bon déroulement :

  • Liste des intervenants

  • Panneaux / Fléchages et affichages

  • réunions de coordination

  • Plan de sécurité

  • Contrôle des vérifications électriques

  • etc...


coordination cheffe de projet événementiel


  • Prestations sur mesure ou à la carte

  • Production, scénographie et coordination événementielle


chef de projet événementiel freelance collectivité entreprises association

Comments

bottom of page